A folha de ponto é um dos documentos mais importantes dentro da rotina trabalhista. É nela que ficam registrados os horários de entrada, saída, intervalos e horas extras dos colaboradores.
Tradicionalmente, esse processo sempre foi feito no papel, com assinaturas manuais.
Mas, com a transformação digital, surge a dúvida: a assinatura digital da folha de ponto é válida pela lei?
A resposta é sim! E neste artigo você vai entender o que diz a legislação, como funciona na prática e por que cada vez mais empresas estão adotando a assinatura digital como parte do controle de jornada.
O que é a assinatura digital na folha de ponto?
A assinatura digital é uma forma de autenticar documentos eletrônicos com total validade jurídica.
Ela substitui a assinatura manual no papel e é feita em plataformas seguras que utilizam:
Criptografia de dados;
Registros de data, hora e IP;
Métodos de autenticação como login e senha, biometria ou reconhecimento facial
No caso da folha de ponto, a assinatura digital funciona como um “carimbo eletrônico” que confirma a autenticidade das marcações realizadas pelo colaborador.
O que a lei diz sobre a assinatura digital?
A lei nº 14.063/2020, publicada em setembro de 2020, reconheceu oficialmente a validade jurídica das assinaturas eletrônicas no Brasil. Ela estabelece três tipos:
Assinatura eletrônica simples: login e senha;
Assinatura eletrônica avançada: biometria, geolocalização, IP;
Assinatura qualificada: exige certificado digital (mais robusta e usada em documentos formais).
A Portaria 671/2021 consolidou as regras do Registro Eletrônico de Ponto (REP).
O artigo 86 determina que a assinatura eletrônica seja usada para comprovar a autoria e a integridade dos registros de ponto.
Em resumo: a assinatura digital da folha de ponto é válida, legal e segura.
Como funciona a assinatura digital da folha de ponto na prática?
O processo é simples e pode variar de acordo com o sistema adotado pela empresa. Normalmente, o fluxo é assim:
- O colaborador faz login no aplicativo ou sistema de ponto eletrônico.
- Registra suas marcações de entrada, saída e intervalos.
- No fechamento da folha, confirma suas marcações com assinatura digital (senha, dados do signatário, biometria ou certificado).
- O documento fica armazenado em nuvem, com trilhas de auditoria que garantem segurança e autenticidade.
Benefícios da assinatura digital na folha de ponto
Adotar a assinatura digital traz inúmeras vantagens tanto para o RH quanto para a empresa como um todo:
Segurança antifraude: impede que outra pessoa registre o ponto no lugar do colaborador.
Validade jurídica: garante conformidade com a lei e evita passivos trabalhistas.
Agilidade: elimina papelada e reduz tempo no fechamento da folha.
Redução de custos: dispensa impressões, armazenamento físico e retrabalhos.
Mobilidade: permite assinaturas de qualquer lugar, ideal para equipes externas e home office.
Transparência: dá mais confiança para colaboradores e gestores, já que os registros são auditáveis.
Assinatura digital é essencial no home office
Com o avanço do home office e do modelo híbrido, a assinatura digital se tornou ainda mais necessária.
Ela permite que o colaborador assine sua folha de ponto mesmo a distância, de forma rápida e segura, usando computador, celular ou tablet.
Assim, o RH mantém o controle de jornada em conformidade com a lei, mesmo sem o funcionário estar fisicamente na empresa.
Conclusão
A assinatura digital na folha de ponto é totalmente válida pela lei brasileira, desde que feita em sistemas que cumpram os requisitos da Lei nº 14.063/2020 e da Portaria 671/2021.
Além de garantir segurança jurídica, esse modelo traz praticidade, economia e mobilidade para empresas que buscam modernizar sua gestão de pessoas.
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